公司及企業(yè)參展注意事項(xiàng)及指導(dǎo)
日期：2016-03-01 / 人氣： / 來(lái)源：
參加展覽會(huì)，提升企業(yè)知名度，宣傳與推介新產(chǎn)品已成為企業(yè)重要經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的一部分。如何有效地充分利用展覽會(huì)，讓展覽會(huì)成為現(xiàn)代企業(yè)最佳的銷售與營(yíng)銷工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，是許多企業(yè)關(guān)注的核心問(wèn)題。在我們辦展的實(shí)踐中，筆者就企業(yè)參展歸納了以下幾方面應(yīng)注意的事項(xiàng)，以改善企業(yè)參展的效果和對(duì)展會(huì)的更多認(rèn)識(shí)。
一、企業(yè)如何從多個(gè)同類展會(huì)中選擇和辨別出優(yōu)質(zhì)的、適合企業(yè)參加的展會(huì)
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，參加展覽會(huì)的目的是能夠取得滿意的效果，最擔(dān)心的是耗費(fèi)大量精力卻勞而無(wú)功。如何選擇適合自己的展覽會(huì)？企業(yè)不妨從以下幾個(gè)方面考慮:
選擇合適的地點(diǎn)和時(shí)間。企業(yè)通過(guò)參加展覽會(huì)拓展新市場(chǎng)是事半功倍的方式，一則可以了解同行信息，二則可考察當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)需求和潛力，三則可通過(guò)參展期間與當(dāng)?shù)卮斫?jīng)銷商的廣泛接觸，物色合適的合作伙伴。
判斷展會(huì)性質(zhì)。會(huì)展業(yè)競(jìng)爭(zhēng)到一定程度時(shí)難免出現(xiàn)良莠不齊的情況，因此，正確判斷展會(huì)性質(zhì)是否適合企業(yè)參加，是企業(yè)參展前必做的功課。
考察主辦方和承辦方的資質(zhì)與水平。展會(huì)能否成功舉辦并取得良好成果，取決于主辦方和承辦方在各個(gè)環(huán)節(jié)上的工作細(xì)節(jié)、配合和績(jī)效，參展企業(yè)可以通過(guò)與展會(huì)主辦方的反復(fù)接觸，觀察和了解主辦人員在操作中的表現(xiàn)，以判斷主辦方和承辦方的資質(zhì)和水平是否有能力舉辦高成效的展會(huì)。
了解展會(huì)的歷史和推廣。展會(huì)的宣傳廣告占據(jù)了展會(huì)舉辦成本中很大的比例。一個(gè)展會(huì)最終能取得多大的效益，往往取決于展會(huì)宣傳和廣告的進(jìn)行程度和成效。參展企業(yè)在決定是否參展前，應(yīng)全面了解展會(huì)的宣傳力度，并由此判斷展會(huì)主辦方的計(jì)劃可能帶來(lái)怎樣的效果，這是企業(yè)參展前最應(yīng)了解的事項(xiàng)之一。如果是舉辦多年的、影響力強(qiáng)的知名展會(huì)，這一點(diǎn)就僅供參考了。
了解同行態(tài)度。行業(yè)名牌產(chǎn)品參加展會(huì)，既可提高展會(huì)的檔次和吸引力，也能帶動(dòng)其他產(chǎn)品的參展效益。企業(yè)在計(jì)劃參展時(shí)，應(yīng)多向業(yè)內(nèi)企業(yè)和人士了解參展態(tài)度和評(píng)價(jià)，從而確認(rèn)該展會(huì)可能達(dá)到的規(guī)模與影響。
二、在展品托運(yùn)、展臺(tái)搭建等方面有哪些注意事項(xiàng)？
企業(yè)應(yīng)該在本次展會(huì)的布展日將展品運(yùn)達(dá)展館，以便順利布展，在展品托運(yùn)方面可以參照主辦方參展指南里相應(yīng)的詳細(xì)說(shuō)明，如指定展品托運(yùn)物流商、展品要加貼組織方要求的嘜頭、收件人、地址等。
展會(huì)布展及施工相關(guān)規(guī)則：
1、搭建物必須建在承辦單位劃定的范圍以內(nèi)。
2、所有搭建物不能封頂，與天花的距離不少于50CM，與墻的距離不少于60CM。
3、不得使用燃或易燃材料進(jìn)行搭建和裝修，不得將消防器材挪作它用，搭建物及展品不得阻擋消防栓，不得占用消防通道。
4、展場(chǎng)內(nèi)不準(zhǔn)生火，如需動(dòng)火作業(yè)（明火、電焊、氣焊），必須通過(guò)承辦單位事前向保安部申報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)領(lǐng)取動(dòng)火證并做好現(xiàn)場(chǎng)防范工作，方可施工或表演。若不按規(guī)程和不帶焊工證操作，予以追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、參展單位聘請(qǐng)私人承建商對(duì)展位進(jìn)行特裝工程，須向展館方支付展場(chǎng)施工管理費(fèi)。
6、所有參展商不得使用萬(wàn)用電源插座及插頭。
7、展位電力供應(yīng)將于每日展覽會(huì)結(jié)束后30分鐘關(guān)閉，若需要24小時(shí)電力供應(yīng)，請(qǐng)盡早與承辦機(jī)構(gòu)聯(lián)系并需另付費(fèi)用。
三、如何在展會(huì)中充分利用宣傳平臺(tái)和機(jī)會(huì)，做好自己的宣傳，實(shí)現(xiàn)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)效果最大化？
在一定規(guī)模的展覽會(huì)里，幾百個(gè)展位堆在一起，當(dāng)上萬(wàn)名參觀者蜂擁而至?xí)r，如何讓更多的參觀者注意到您的公司確實(shí)要花一點(diǎn)心思。在以前，很多參觀者是到了現(xiàn)場(chǎng)才臨時(shí)決定參觀什么展位，這時(shí)布置新穎的展位確實(shí)能吸引到這類參觀者的注意。但現(xiàn)在，越來(lái)越多的參觀者會(huì)事前大概定好需要參觀的展位，情況就大大不同了，如不事先做好準(zhǔn)備，這些參觀者也許就會(huì)與您擦身而過(guò)。
據(jù)調(diào)查，參觀者參觀那些曾經(jīng)在展前寄發(fā)過(guò)邀請(qǐng)函的參展公司比參觀其他公司的展位機(jī)會(huì)大4倍，可見(jiàn)展前做好宣傳十分有效。但除了發(fā)邀請(qǐng)函外，還有其他一些辦法可以更有效地提高您公司的知名度，不妨一試。
最常用的辦法是準(zhǔn)備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請(qǐng)函寄給您想邀請(qǐng)的參觀買家，讓他們必須到您的展位上才能湊成完整的一份禮品。事實(shí)證明這種辦法確實(shí)能有效提高觀眾對(duì)某個(gè)展位的訪問(wèn)率。
更有花心思的參展商制作一些小冊(cè)子，介紹展會(huì)當(dāng)?shù)氐慕煌?、旅游、食宿、風(fēng)俗等情況，免費(fèi)派發(fā)給展會(huì)參觀者。由于相當(dāng)一部分參觀者遠(yuǎn)道而來(lái)參加展會(huì)，參展之余確實(shí)想在展會(huì)當(dāng)?shù)睾椭車奶幾咦撸@些小冊(cè)子正好能幫上大忙。
企業(yè)參加某一展會(huì)，目的是能夠獲取參展的最佳效果。因?yàn)檎箷?huì)時(shí)間短，加之現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境嘈雜、人多擁擠，要想獲得預(yù)期的效果，參展企業(yè)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)事項(xiàng):
1、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排。對(duì)于展位相對(duì)較小而參展人員較多的企業(yè)來(lái)說(shuō)，在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)和觀眾洽談的空間會(huì)顯得比較狹窄、擁擠，很難實(shí)現(xiàn)交易的順利進(jìn)行，有必要在展館周圍的賓館、酒店租用會(huì)議室，或者在下榻賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創(chuàng)造較為寬松的環(huán)境，而且可以利用夜晚等閉館時(shí)間更廣泛、更深入地接觸經(jīng)銷商。
2、統(tǒng)一口徑應(yīng)對(duì)。洽談的原則是所有的人都應(yīng)統(tǒng)一口徑，不能出現(xiàn)招商政策不一致的錯(cuò)誤，否則會(huì)招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就招商政策進(jìn)行深入的交流，某一具體問(wèn)題該使用什么樣的說(shuō)辭，面對(duì)不同經(jīng)銷商該如何處理，這都需要給出細(xì)致明確的方案。
3、崗位合理分配。根據(jù)參展人員的能力、經(jīng)驗(yàn)，分配工作任務(wù)，商務(wù)談判、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、后勤保障、展會(huì)信息搜集等，凡事都應(yīng)具體到人，主次分明，這樣才能在實(shí)戰(zhàn)中分工合作，相輔相成。
4、注重形象禮儀。任何一個(gè)參展人員都是代表企業(yè)面對(duì)客戶的，個(gè)人行為舉止如何，對(duì)企業(yè)品牌而言，并非小事一樁。做市場(chǎng)首先是做人，經(jīng)銷商再有實(shí)力，如果素質(zhì)太差就不能將其發(fā)展為代理商；同樣，好的經(jīng)銷商也會(huì)這樣考察企業(yè)。員工的素質(zhì)反映企業(yè)文化，企業(yè)文化差勁的公司經(jīng)銷商也會(huì)敬而遠(yuǎn)之。
因此，所有參展人員都應(yīng)注意自身形象，面對(duì)客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統(tǒng)一穿著企業(yè)商務(wù)裝。
5、靈活掌握政策。同類產(chǎn)品的地區(qū)表現(xiàn)往往差異很大，這就不能強(qiáng)求經(jīng)銷商必須遵照同樣的條款才能獲得代理資格。面對(duì)這些情況，企業(yè)需要在權(quán)衡整體利弊的情況下靈活應(yīng)用招商政策。
四、在展會(huì)期間和展會(huì)會(huì)后，如何有效地開展業(yè)務(wù)工作？有哪些注意事項(xiàng)？
大展即將開始，對(duì)于參展企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該進(jìn)行的工作很多，參加一次展會(huì)就是抓住一個(gè)機(jī)會(huì)，絕對(duì)不可以浪費(fèi)，所以如何讓參展達(dá)到最好的效果，就成為最重要的問(wèn)題。
在進(jìn)行各種準(zhǔn)備之前，有一點(diǎn)應(yīng)該是企業(yè)必須明確的，那就是：確定展會(huì)你想達(dá)到的目標(biāo)。據(jù)德國(guó)展覽協(xié)會(huì)（AUMA）的分析，企業(yè)參展的目標(biāo)有基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)、銷售目標(biāo)。銷售是最終的目標(biāo)，但并不是展覽會(huì)上最重要的工作。IFO公司的調(diào)查也認(rèn)為，企業(yè)參展要達(dá)到的目標(biāo)有宣傳企業(yè)形象、提高企業(yè)聲譽(yù)、密切與客戶的聯(lián)系、新產(chǎn)品的引入、提高產(chǎn)品的知名度、交流信息等目的，而且其目標(biāo)中有70％的內(nèi)容是為了結(jié)識(shí)新客戶。
企業(yè)參展的根本目的是為了銷售，但這并不意味著只有參展時(shí)簽的定單數(shù)才能體現(xiàn)參展效果。企業(yè)參展除了展示新產(chǎn)品、提升企業(yè)知名度外，還是了解市場(chǎng)變化的最佳途徑，市場(chǎng)上什么樣的產(chǎn)品最受歡迎，你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的各種動(dòng)態(tài)，這些都將是展會(huì)帶給你最有價(jià)值的東西，這能讓你及時(shí)地對(duì)自身的戰(zhàn)略進(jìn)行實(shí)施和調(diào)整。
明確目的后就要開始針對(duì)此次目的采取相應(yīng)的參展措施，以下措施筆者認(rèn)為是最基本而必要的：
1、詳細(xì)了解展會(huì)
工具：展會(huì)中需要的工具很多，展會(huì)主辦方能提供的有哪些，有多少東西是需要自己準(zhǔn)備的。這細(xì)致到桌椅板凳水電等，不詳細(xì)了解清楚，在展會(huì)時(shí)再尋找調(diào)配就未免太倉(cāng)促。
活動(dòng)：展會(huì)主辦方一般都會(huì)舉辦很多種活動(dòng)配合展會(huì)造勢(shì)，這些活動(dòng)包括一些比賽、技術(shù)講座等等，企業(yè)如果能參與這些活動(dòng)，將會(huì)得到很多信息和宣傳機(jī)會(huì)。
展會(huì)廣告：展會(huì)的會(huì)刊和室外場(chǎng)地廣告，對(duì)展會(huì)和場(chǎng)地熟悉的企業(yè)就會(huì)獲得良好的宣傳效果。
2、充足準(zhǔn)備工作
費(fèi)用預(yù)算：參展企業(yè)應(yīng)提前做好費(fèi)用預(yù)算。參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票或火車票等長(zhǎng)途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。
展覽資料：宣傳單張或者手冊(cè)是宣傳企業(yè)最基本的工具，企業(yè)要想得到好的宣傳效果，展覽資料非常重要，可以展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的水平和實(shí)力。
參展人員：參展人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)等專業(yè)知識(shí)有較深入的了解；自信、適應(yīng)能力強(qiáng)；性格外向、易于與人交談溝通。
參展服飾：直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會(huì)期間應(yīng)穿著正式、統(tǒng)一的服裝，一方面代表公司的形象，也是對(duì)參觀者的尊重。
高雅莊重的著裝會(huì)帶給參觀者良好的印象。
布展：展位就是戰(zhàn)場(chǎng)，有利的戰(zhàn)場(chǎng)才適合作戰(zhàn)。展位的布置很講究，不是花錢多就一定好，要通過(guò)展位突出個(gè)性特色，在眾多的展位中引人注目；同時(shí)能突顯企業(yè)目的，有利于推出產(chǎn)品或者提升形象。
3、觀察媒體動(dòng)向
媒體是面向大眾的窗口，在展會(huì)時(shí)尤其需要注意媒體動(dòng)向。哪家媒體會(huì)進(jìn)行專題報(bào)道，哪家媒體會(huì)進(jìn)行直播，這些都需要留意。把握時(shí)機(jī)，及時(shí)向媒體推銷自己是很重要的。
除了這些基本事項(xiàng)外，還有一些小細(xì)節(jié)需要注意，比如說(shuō)吃飯。展會(huì)人員一般都吃盒飯，但在哪里吃就是個(gè)問(wèn)題。有的企業(yè)在這方面非常注意，會(huì)在展廳選擇一個(gè)角落或者遮板后吃，而有些企業(yè)就放在展臺(tái)的桌面上大吃特吃，整個(gè)展位高雅、整潔的形象頓時(shí)就被破壞了。這雖然不是個(gè)大問(wèn)題，但卻很能體現(xiàn)出整個(gè)公司的層次和素質(zhì)。
幾天的展會(huì)結(jié)束后，回到公司。這并不意味著對(duì)此次展會(huì)要做的工作已經(jīng)結(jié)束。相關(guān)業(yè)務(wù)人員還需要根據(jù)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)不同表現(xiàn)的客戶類型，采取有針對(duì)性的措施，以促進(jìn)銷售。
展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的客人，一般歸為以下幾類：
1、現(xiàn)場(chǎng)簽合同的客戶。
對(duì)于此類客戶，回來(lái)后一般都要按照他的要求給他詳細(xì)的資料，接著便要求他開證，或匯訂金過(guò)來(lái)。不過(guò)這些跟你簽過(guò)合同的客戶也并不表示就一定會(huì)給你下單，現(xiàn)在這種情況已經(jīng)很普遍：有些客戶跟你簽過(guò)合同了，但過(guò)后他在其他的供應(yīng)商那里有了更好的價(jià)格或更好的ITEM，便會(huì)把單下給別人?；蛘呋厝ズ笫袌?chǎng)發(fā)生變化，決定發(fā)生改變而取消訂單等等。對(duì)于此種客戶，也要小心溝通，一旦出現(xiàn)對(duì)方遲不開證或不匯訂金的情況，請(qǐng)?zhí)岣呔?，及時(shí)跟他溝通，看是否出現(xiàn)什么問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施，說(shuō)不定你就能挽回一個(gè)訂單，一個(gè)客戶。
2、有意向要下單的客戶。
這有點(diǎn)像網(wǎng)上詢價(jià)，只能從你與他們的溝通中判斷出此客戶的潛力程度。一般產(chǎn)品問(wèn)的越詳細(xì)，條款談得越仔細(xì)機(jī)會(huì)越多。對(duì)于這些客戶，回來(lái)后要及時(shí)聯(lián)系，把所有的資料和所涉及到的問(wèn)題標(biāo)明清楚給他發(fā)去，也馬上落實(shí)打樣(一般這些客戶都會(huì)要求打樣)。對(duì)于這些客戶，我們也常碰上寄了樣品就沒(méi)了消息的情況，最常見(jiàn)的原因便是他們?cè)谑盏剿袠悠?包括別人的樣品)后沒(méi)有擇取你們的產(chǎn)品下單，或者市場(chǎng)發(fā)生了變化等等。那也不要放棄，保持聯(lián)系，有新的產(chǎn)品及時(shí)向他推薦，以后還是有合作機(jī)會(huì)的。
3、對(duì)某個(gè)條款或價(jià)格談不來(lái)的客戶。
回來(lái)后即使你們決定能按他的要求來(lái)做，也不要馬上妥協(xié)，先發(fā)個(gè)郵件或打個(gè)電話(還是堅(jiān)決你們先前的決定)看看情況再做決定。如果客戶有一定的心軟，那你們就成功了；如果他堅(jiān)持自己的決定，那你們可以妥協(xié)的話再向他妥協(xié)也不晚。
4、對(duì)要求發(fā)資料的客戶。
按他所說(shuō)的要求盡可能把詳細(xì)的資料發(fā)給他。
5、對(duì)隨便看看，隨便問(wèn)問(wèn)的客戶。
在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候，他只是去你們那隨便看看，問(wèn)問(wèn)，這些客戶沒(méi)底，說(shuō)不定他們是在探行情。
對(duì)這些客戶就得憑他的名片來(lái)聯(lián)系了，如果名片有他們的網(wǎng)址那是最好了。先參觀參觀他們的網(wǎng)站，查清他們的底細(xì)，再按照不同的情況向他發(fā)不同的資料。說(shuō)不定你們此次沒(méi)帶去參展的產(chǎn)品正是他們的主營(yíng)產(chǎn)品。同時(shí)也要根據(jù)他在你們攤位看的那種產(chǎn)品發(fā)資料，看是否有合作的機(jī)會(huì)。
在溝通中我們經(jīng)常會(huì)遇到這種情況：發(fā)EMAIL給客戶后，客戶沒(méi)了消息。對(duì)于這種情況，我認(rèn)為電話是最好的溝通方法，打個(gè)電話去，跟他溝通溝通，看看是怎么回事，怎樣的一種情況，是否可以采取措施解決。當(dāng)然對(duì)某些情況不緊急的客戶，請(qǐng)耐心等待些時(shí)間，隔幾天再發(fā)郵件，因?yàn)橛行┛蛻艋厝ズ髸?huì)休個(gè)假，有些客戶在展會(huì)結(jié)束后并沒(méi)有馬上回去。我就碰到過(guò)一個(gè)客戶，發(fā)了EMAIL半個(gè)月后才回復(fù)，說(shuō)是剛到他們國(guó)家。對(duì)于一段時(shí)間后還沒(méi)回的客戶，這時(shí)一個(gè)電話是必須的。
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